Implantação de software

No artigo O que é TI – Parte 1 – Conceitos um comentário me chamou a atenção, ele perguntava quais os cuidados a serem tomados durante a implantação de software.
Existem dois tipos de implantação de software, a implantação de um software em substituição à um antigo e a de um software “do zero”.
Mesmo com ambas implantações tendo pontos iguais, as duas se diferenciam por enfrentar desafios diferentes, enquanto em uma implantação de substituição você pode enfrentar resistência por parte dos usuários, em uma implantação do zero o desafio é o treinamento, que deve ser muito bem executado.
A implantação de software normalmente tem 5 fases:

Pré-implantação – Essa fase consiste em “preparar o terreno” para o software a ser implantado, dela depende uma implantação tranquila ou um fracasso.
A diretoria e a gerência devem ser transparentes com relação à troca de software, normalmente anunciando a troca como algo benéfico a todos e importante para a empresa, passando assim uma segurança inicial do processo.
A empresa ou pessoa que irá implantar o software deve verificar se os equipamentos disponíveis (desktops, servidores, licenças, banco de dados, periféricos e etc) são adequados ao requerido pelo software, alertando a empresa caso não se encaixem e demonstrando que caso não se adeque, o software pode não funcionar como deveria.
A migração de informações do método antigo para o novo (migração software – software ou papel – software) deve ser feita da maneira mais completa possível e mantendo a consistência dos dados.
Os funcionários devem ter contato com o software com dados não atualizados, de preferência de um modo fácil e em uma área de testes, podendo assim ir conhecendo um pouco melhor o novo sistema.
A documentação do software deve estar acessível aos funcionários e deve ser escrita em uma linguagem simples e direta.
Quando se usa um software “de prateleira” (isto é, um software que não pode ser modificado) a opção é adaptar as rotinas da empresa ao software, que nesta fase deve ser muito bem estudada e criado um plano para esta mudança de forma não tão traumática para os usuários.
Devem ser realizados testes para verificação de integridade de dados e com os funcionários afim de verificar se tudo está correto para a implantação.
Treinamento e acompanhamento – Nesta fase (se a primeira fase foi bem executada) o usuário já está minimamente familiarizado com o software, o que dimiui a rejeição e facilita a implantação. Outro ponto importante é a criação de grupos de conhecimento, que nada mais são do que funcionários de um mesmo departamento que terão o treinamento em conjunto, e um fator importante desta fase são os usuários chaves, usuários que se adaptaram melhor ao software e que serão os “parceiros” da empresa ou pessoa que está implantando o software, sendo os disseminadores do treinamento para os grupos.
Para uma melhor fixação do conhecimento é importante utilizar meios alternativos, um bom exemplo poderiam ser os podcasts e videocasts, porém sem esquecer os meios mais tradicionais, como cartilhas e apostilas.
Após o treinamento, é necessário que haja um acompanhamento com os usuários de modo que estes consigam sanar dúvidas que surjam após o uso do software (uso este ainda em fase de testes).
Implantação – Nesta fase é feita a importação dos dados mais atuais, deixando o software pronto para uso em ambiente de produção e feita as alterações na rotina (caso seja necessária) dos processos.
Pós-implantação e fase de ajustes – Após implantar o software é necessário um acompanhamento junto aos usuários para verificar se há problemas não eliminados nas fases anteriores e ajustar pontos que não ficaram satisfatórios, esta fase é mais um “ajuste fino”, onde se resolvem problemas que foram herdados das outras fases caso não foram bem executadas ou tenha passado algo despercebido.
Atualizações e help-desk – Nesta fase são lançadas as atualizações e correções do software e da documentação, e o atendimento para resolução de problemas ou alterações de requisitos.
Diferença das implantações: Como eu disse acima, há dois tipos de implantação, a implantação de substituição e a implantação “do zero”.
Na implantação de substituição os principais problemas enfrentados são que os processos já estão definidos e os usuários acostumados, sem contar que ter que reaprender o que já se fazia sempre causa estress entre os funcionários, dificultando assim o trabalho do implantador.
Em uma implantação “do zero” o principal problema é ter que criar os processos, explicá-los e fazer os usuários os seguirem.
Outro ponto chave é o treinamento, que tem que ser muito bem executado.
Conclusão: Toda implantação de software altera a rotina da empresa, causa estress nos funcionários e caso não for bem executada gera dor de cabeça no futuro, gerando prejuízos para ambos os lados, contratante e contratado.